Várakozási sor beállítása

A «Várakozási sor» szolgáltatás leírása

A várakozási sor előfizetői mellék csoportokat foglal magában, melyeknek érdeke az ügyfelek hívásainak a fogadása, és célja a vesztett hívások minimalizálása. Az előfizetők, akik tagjai a várakozási sornak, bejövő hívásokat fogadnak, melyek a cég városi számára érkeznek. A várakozási sornak van saját belső rövid száma, amelyet lehet közvetlenül is hívni, vagy pedig vezetékes telefonszámról hívást lehet átirányítani. Az adott szolgáltatás használatával ki lehet alakítani technikai támogatást, ügyfélszolgálati rendszert, illetve beérkező rendelések rendszerét is. Az ügyfél hívása az előfizetőhöz beállított algoritmus alapján érkezik.
Miután létre van hozva a várakozási sor, az előfizetői számok listája alapján az előfizetők tagjai a sornak. Az adminisztrátor szerkeszti a listát azzal a céllal, hogy mindig rendelkezésre álljon szabad operátor.
Háromféle változat van a bejövő hívások elosztására a sorban (tárcsázási algoritmus):

1. Sorrendben – a bejövő hívás először az első mellékre érkezik, majd ha nincs válasz akkor az összes többire a listában sorban, amíg nem talál szabad melléket, vagy amíg a lista végére nem ér. Emellet létezik egy időintervallumos beállítás minden hívás között a másik mellékre. A várakozási sor prioritás szerint történik, melyet a lista határoz meg. A prioritást a lista szerint lehet beállítani.
2. Mindenkit felhív – a bejövő hívás minden szabad mellékre egyszerre érkezik. A kapcsolat azzal az operátorral jön létre, aki hamarabb fogadja a hívást. Az adott algoritmus segítségével lehetőség van az ügyfél várakozásának a minimalizálására.
3. Véletlenszerű –  a bejövő hívás véletlenszerűen kerül egy szabad mellékre.

Kilépni a sorbanállásból

Ha minden előfizető foglalt, akkor a hívás «Foglalt» beállítás alapján lesz feldolgozva.
Azonban lehetőség van beállítani a várakozási sorból való kilépést oly módon, hogy a legkisebbre csökkenteni a hívások veszteségét - ha megadott időn belül senki nem tudja fogadni a bejövő hívást, akkor át lehet vezetni a hívást megadott útvonal alapján. A maximális időt a várakozási sorból és az onnan való kilépésből az «Útvonaltervezés | Útvonal vázlatok» menüpontban tudja beállítani. Ezt a beállítást a «Sorban» elem után kell hozzárendelni a következő elemet amely a következő lehet:

• «Előfizetőt hívni» — ebben az esetben meg kell adni az előfizető mellékét. Ha a várakozási sorban levő előfizetők közül senki sem tudta fogadni a hívást, akkor erre a mellékre lesz átirányítva a hívás.
• «Számot hívni» — itt meg kell adni az előfizető belső rövid számát (mellékét). Abban az esetben, ha a várakozási sorban levő előfizetők közül senki sem tudta fogadni a hívást, akkor a hívás átirányul a rövid számról erre a számra. Ez a szám lehet vezetékes szám, mobil szám vagy SIP azonosítóval rendelkező berendezés.
• «Faxot fogadni» — itt ki kell választani a faxot. Ebben az esetben ha a várakozási sorban levő előfizetők közül senki sem tudta fogadni a hívást , akkor a hívás a faxra irányul át.
• «Időtartam» — itt ki kell választani egy ütemtervet, amely alapján a hívás útvonala létrejön. Így ha a várakozási sorban levő előfizetők közül senki sem tudta fogadni a hívást akkor a hívás következő útvonalterv alapján megy végbe.
• «Sort hívni» — itt ki kell választani a sort, melyre átirányítódik a hívás. Ebben az esetben ha a várakozási sorban levő előfizetők közül senki sem tudta fogadni a hívást, akkor a hívás átirányul a következő sorra.
• «Hangos menü (IVR)» — itt ki kell választani a hangos menüt. Abban az esetben, ha a várakozási sorban levő előfizetők közül senki sem tudta fogadni a hívást, akkor a hívás átirányul a hangos menüre.
• «Hangposta» — itt ki kell választani a hangposta számát. Abban az esetben, ha a várakozási sorban levő előfizetők közül senki sem tudta fogadni a hívást, akkor a hívás át lesz irányítva a megadott hangposta számra.
• «Kapcsolatot bontani» — ezt az opciót abban az esetben kell kiválasztani, ha az adott helyzetben kapcsolatot akarunk bontani.

Várakozási sor beállítása

Ahhoz, hogy várakozási sort tudjon beállítani, kattintson az «Útvonal tervezés | Várakozási sorok» menüpontra.
Alapértelmezett esetben a rendszerben egy várakozási sor van beállítva, amelyet szerkeszteni szükséges.
Az adott várakozási sornak van belső rövid száma (melléke), be van állítva a telefonszámok hívási sorrendje (sorrendben) és az idő a következő hívás kezdeményezéséig, amely 20 másodperc.
Alapértelmezett esetben a várakozási sor listája minden előfizetői számot tartalmaz a Virtuális alközpontból és a prioritás nincs beállítva. Ez azt jelenti, hogy beállítás nélkül ezek a telefonszámok egymás után fognak kicsengeni, ahogy a listában szerepelnek.
A várakozási sor beállítási útmutatója lejjebb látható.

A várakozási sor beállításait két fülön kell elvégezni. Az első «Várakozási sor» fül alatt az alapértelmezett beállításokat kell elvégezni és az előfizetők listáját kell megszerkeszteni. Az «Extra szolgáltatások» fül alatt, pedig egyéb funkciók beállításait lehet elvégezni, mint például várakozási zene lejátszása vagy pedig «Hívástovábbítás ismert mellékre» funkció.

Megjegyzés
Az előfizetőnek lehetősége van fogadni bejövő hívásokat, még mielőtt a hívás a várakozási sorban hozzá kerülne. Ehhez használja a *8 kombinációt a telefonkészüléken.

Új várakozási sor létrehozása

Ahhoz, hogy új várakozási sort tudjon létrehozni, kérjük, kattintson a «Hozzáadni» gombra a felső menüben, majd az alábbi kép alapján töltsük ki az újonnan megnyílt ablakot.

1. Adja meg a Várakozási sor nevét, majd a fel/le nyilak segítségével a számát

2. Kattintson a «Következő lépés» gombra és állítsa be az előfizetői számokat. 3. Kattintson a «Következő lépés» gombra és állítsa be a várakozási zenét, a beszélgetések rögzítésést és stb.

Magyarázat az új várakozási sor létrehozásához:

• Szám — várakozási sor belső száma. Alapértelmezett esetben egy várakozási sor van, amely 201-es számú, de ezt meg lehet változtatni.
• Elnevezés — a várakozási sor elnevezése.
• Telefonszámok hívási sorrendje — ha legalább egy előfizető elérhető a hívásfogadáshoz, akkor a bejövő hívások megadott algoritmus alapján kerülnek feldolgozásra. A választható algoritmusok a következők lehetnek:
  • Sorrendben;
  • Mindenkit felhív;
  • Véletlenszerű.
• Az időtartam a következő hívás kezdeményezéséig másodpercben, ha hívási sorrendnél «Sorrendben» lett megadva.
• Rögzíteni az összes hívást – ha a lehetőség aktív, rögzíthető a várakozási sorban résztvevő előfizetők összes hívása.
• Előfizetői szám— információ az előfizetőről, aki a várakozási sor tagja : az ő neve és a belső rövid száma (melléke). Ahhoz ,hogy újabb előfizetőt tudjon hozzárendelni a várakozási sorhoz nyomja meg a gombot, majd válassza ki az előfizető belső illetve rövid számát a megadott listából. Ahhoz hogy eltávolítson előfizetőt a várakozási sorból kattintson a  gombra.
• Prioritás — egy olyan paraméter, mely az előfizetőkre érvényes várakozási sor esetén ha a «Sorrendben» lehetőség van beállítva. Az előfizetők a megadott lista prioritása alapján lesznek hívva. Ha nincs beállítva prioritás, akkor a listában meghatározott sorrend alapján. A prioritáson a «fel» és «fel» nyilak segítségével tud változtatni.

A prioritás csak abban az esetben érvényes, ha a «Sorrendben» algoritmus van beállítva .

• Extra szolgáltatások, lehetővé teszik, hogy a várakozási sorhoz egyéni várakozási zenét állítson be, illetve várakozási sori bejelentések gyakoriságát meghatározza.

Jelentés várakozási sorokról
Statisztikai adatok jelentése várakozási sorról mint egészről, vagy előfizetőkre lebontva külön-külön következőképpen lehetséges:

• Periódus kezdete és vége;
• Fogadott hívások mennyisége;
• Nem fogadott hívások mennyisége;
• Várakozási sor hatékonysága %-ban;
• Beszélgetések átlagos ideje;
• Várakozás szolgáltatásra több mint 20 másodpercben és több mint 100 másodpercben.

A statisztika grafikai változatban vagy táblázati változatban is kimutatható.
Ahhoz, hogy megtekintse a várakozási sor statisztikai adatait, kattintson a «Hívások» menüpontra.